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书写个人情况说明，首先要有称呼，这个非常重要，称呼是谁是要把这个情况向谁说明；其次直奔主题，不能拖泥带水，把情况全部讲清楚；然后总结第二段正文的内容；最后写上落款，字迹清晰并注明时间。
情况说明是向另人或向上级机关简单介绍或汇报情况时所使用的文书。一篇情况简介可能只有几百字，但这几百字是从大量材料中提炼出来的。要恰如其分地把情况简介出来，执笔人不仅要了解原订计划，更应该熟悉全面情况。这些情况包括：原订计划、会议记录、统计资料、总结等。